Выбор BPM-системы

Мы уже публиковали обзорную статью о том, что такое BPM-системы (статья доступна по ссылке). Как выбрать нужную систему? Какие критерии и типичные ошибки при выборе? Рассмотрим в данном материале.

Результат внедрения процессного подхода во многом зависит от правильного выбора системы для реализации стратегии. К сожалению, из-за ошибочного выбора процесс построения и автоматизации бизнес-процессов становится сложным и длительным. В итоге компания отказывается от внедрения, теряет время и средства, вложенные в разработку.

Выбор BPM

Перечислим основные возможности системы, на которые необходимо обращать внимания делая выбор BPM:

  • поддержка нотации построения бизнес-процессов версии от BPMN 2.0 (графическое построение);
  • удобство интерфейса, low-code (построение Б-П и взаимодействие с системой обычными пользователями без участия программистов или специально обученных людей);
  • обновление системы (как часто, кто обновляет, стоимость и другие параметры). Стоит отметить, что в основном системы обновляются автоматически и обновления бесплатны, однако существуют и исключения;
  • работа с организационной структурой – создание групп, ролей, подразделений и т.д.;
  • готовность к оперативному масштабированию – работа как с короткими, так и с длинными процессами, быстрое добавление новых участников процесса, расширение количества пользователей. Увеличение нагрузки не должно влиять на производительность системы.
  • библиотека процессов – готовые Б-П для быстрой интеграции или доработки. Данная возможность существенно сокращает общее время внедрения системы в бизнес;
  • оперативное переназначение заданий и схемы выполнения процесса — необходимо для гибкого управления бизнесом;
  • мониторинг процессов и оповещение – механизм для отслеживания выполнения Б-П в реальном времени, оповещение ответственных за работу сотрудников в случае неполадок;
  • ценообразование – стоимость лицензий, дополнений, технической поддержки и других составляющих проекта.

Кроме вышеперечисленных требований бизнес должен учитывать собственную специфику деятельности делая выбор BPM системы. При постановке ТЗ интегратору BPMS проводится детальная экспертиза ключевых Б-П, собираются требования к системе от различных подразделений (участников процесса).

Ошибки при выборе BPM

Для того, чтобы минимизировать риски старайтесь учесть в техническом задании все требования и провести тендер на внедрение. На российском рынке присутствуют десятки систем как зарубежных, так и отечественных, информацию о каждом можно найти в открытых источниках, прочесть кейсы и отзывы.

Типичные ошибки при выборе:

  1. Не рассмотрено достаточное количество коммерческих предложений от поставщиков для полноты картины.
  2. Заказчик не сформировал группу из всех участников процесса внутри компании. Чаще всего от каждого подразделения выбирается по несколько представителей и таким образом формируется рабочая группа.
  3. Не заказан бесплатный тест-драйв. Компанию устраивает документация и презентация работы, однако необходимо заказать пилотное внедрение на примере нескольких ключевых бизнес-процессов.
  4. Отсутствует лидер проекта. Без человека, который точно понимает и может донести до каждого зачем компании переход на процессное управление весь проект может быть воспринят участниками негативно. Как итог – стагнация проекта и низкие результаты внедрения.

Конечно же это не полный список ошибок и ситуаций, которые негативно сказываются на внедрении BPM. Каждый бизнес индивидуален, для минимизации ошибок необходимо максимально описать требования и ожидания от интеграции технологий управления бизнес-процессами.

Выбор BPM — заключение

Внедрение процессного управления — это процедура, которая не требует спешки. Выбор BPM — один из ключевых этапов от которого зависит достижение поставленных целей. Автоматизация может начинаться с коротких процессов и постепенно охватывать более сложные. Понимание каждого этапа и четкая стратегия позволит успешно реализовать даже самые сложные идеи.

Предлагаем также ознакомиться с рейтингом BPM-систем перейдя на страницу – Рейтинг BPM