Организация процессного подхода в работе со счетами

Зачем автоматизировать работу со счетами?

При работе со счетами бизнес, особенно крупная компания, сталкивается с определенными проблемами. Длительные согласования и задержки оплаты, потеря документации, проблемы коммуникации между бухгалтерами и многое другое сопровождает бизнес каждый день. Итогом подобных неразберих становится недовольство контрагентов компании и ее внутренних подразделений, работа которых зависит от своевременной оплаты счетов.

Кроме конфликтных ситуаций неправильная организация работы со счетами приносит финансовые потери. Рабочее время персонала, потраченное на выяснение проблемных ситуаций и на общение с бухгалтерией по поводу просроченных или утерянных счетов, в любом случае оплачивается. Получается, что работник вместо выполнения своих прямых обязанностей тратит время на решение возникших проблем из-за несовершенного бизнес-процесса. Если же счета касаются производственных закупок, их просрочка приведет к нанесению серьезного ущерба для рабочего процесса на предприятии. Кроме того, руководитель не получает оперативную информацию о платежном балансе и текущих расходах. В итоге бизнес грузнет в документообороте, проследить который становится нереально.

Чем масштабнее бизнес, тем острее становится вопрос об автоматизации бизнес-процессов, которые связаны с документооборотом в целом и со счетами в частности.

Организация процессного подхода в обработке счетов

Автоматизация бизнес-процессов управления счетами помогает решить 5 основных задач:

  1. Организовать работу со счетами с помощью четких регламентированных бизнес-процессов.
  2. Минимизировать рутинные действия персонала.
  3. Реализовать возможность оперативного контроля ситуации по работе с документооборотом компании. Разграничить права доступа на редактирование и просмотр заявок и виз.
  4. Назначать ответственных за выполнение, устанавливать сроки и контролировать их выполнение.
  5. Получать детальную статистику по текущему состоянию дел – количество счетов, ожидающих оплаты, к-во оплаченных.

Процесс визирования счета, построенный в системе

Работать со счетами можно в узкопрофильных системах, организовывающих электронный документооборот. А для решения всех перечисленных задач лучше всего подходят специализированные ВРМ-системы (сокр. BPMS).

Работа со счетами в BPMS

Система для работы с бизнес-процессами работает по нотации BPMN, тип построения бизнес-процессов – графический. Графический способ наиболее популярен и прост в работе. В интерфейсе системе можно реализовать просмотр и визирование счетов. Также менеджер может прикреплять скан-копии и другие сопровождающие документы к заявке на оплату. При загрузке документ проверяется на предмет ошибок и правильного заполнения реквизитов. Системой квалифицируется счет, по нему назначается ответственный сотрудник, а данные о нем вносятся в соответствующий реестр.


Пример простого бизнес-процесса работы со счетами в системе ELMA

Каждый счет отправляется системой по предварительно настроенному маршруту. У отправителя есть возможность проконтролировать текущий статус документа в режиме онлайн. В системе есть возможность визировать документы электронной подписью. После того как счет прошел согласование появится дата оплаты. Эта процедура может проводиться двумя методами. В первом случае счет просто направляется в бухгалтерию для оплаты, а во втором – формируется платежный календарь организации, в котором указаны ограничения, даты и суммы счетов по дням недели.

После успешной оплаты BPMS оповещает об этом заявителя. Также по необходимости рассылка уходит указанным в заявке лицам. Руководство компании может контролировать каждый этап обработки счетов, влиять на визирование или отказ и не допускать их просрочки.

Leave a Reply

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *